如何做好時間管理,在我們的日常生活中,我們都是需要做好我們每天是時間管理,這樣才會在第二天不會手忙腳亂的這件事情做一下,那件事情做一下,一起來看看了解一下如何做好時間管理。
第一、列清單。
列清單的時間可以在前一天晚上把所有第二天要做的事情大大小小列出來,可以具體到什么時間段做什么事情。
然后把最重要的事情放在最前面。
如果一個人對于當(dāng)天的工作或者時間沒有一個好規(guī)劃那么做起事來總是會忘記很多事情。
可能某件重要的事情還記得,但是其他一些小事又是必須去做的卻沒有完成,又得堆到明天去,日復(fù)一日事情越積越多,時間也沒能合理利用。
還會形成一個壞習(xí)慣,不利于個人成長。
第二、提高工作效率。
工作效率我們可以根據(jù)清單來安排,另外想要提高工作效率同時要有一定的專注性,只有專注的時候才能更加用心做好一件事,也不會受到別人的影響。
托斯凱說,
“我此刻正在做的事,就是我一生中最大的事,不管是在指揮交響樂團或剝桔子。”
專注是提高工作效率的核心。
相反如果專注力差的人則容易受到外界影響,比如同事們聊天,或者吃零食自己也想跟著她們一樣想去聊會天再來工作,這樣的話工作效率大大降低。
第三、利用好碎片化時間。
張云可說,
“如果青春的.時光在閑散中度過,那么回憶歲月將會是一場凄涼的悲劇?!?/p>
一整天當(dāng)中真的有太多碎片化的時間了,這些看似閑暇的時光如果不利用好就會被白白浪費,極為可惜。
在網(wǎng)絡(luò)時代的今天,我們大部分人都習(xí)慣于在零碎時間時毫不猶豫拿起手機看微信,看抖音,一看就忘了時間,無法控制自己的娛樂的欲望。
利用好碎片化時間能完成許多碎片化事情,而不應(yīng)該拿來消遣。
像坐公交或者排隊買單這些時間可以好好利用,比如回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)信息,閱讀電子書等有意義的事。而不是因為在等待就盡情消遣。
第四、拒絕拖延癥。
拖延癥是特別不好的一種壞習(xí)慣,喜歡拖延癥的人一般時間觀念比較差,而且自律性也差。
拖延癥是一種短期的享受快樂,很多人明明知道拖延不好還是會習(xí)慣地拖延。如果不改掉拖延癥的習(xí)慣那么對于時間管理是不利的。
即使你已經(jīng)列出日程清單。也不一定能夠按時根據(jù)清單去完成事務(wù)。
第五、早睡早起。
早睡早起是一切的前提。只有養(yǎng)足精神才能應(yīng)對一整天的工作。如果一個經(jīng)常熬夜睡眠不足的人是不會有心思好好工作的對于時間也沒有觀念可言。
每個人都應(yīng)該保持充實的睡眠時間至少7-8小時一天睡眠。
毛澤東說,
“睡眠和休息喪失了時間,卻取得了明天工作的精力。”
可見休息的重要性。休息好才能提高工作效率和專注力同時也能更好地利用時間
一、科學(xué)計劃環(huán)節(jié)
1.分清輕重緩急
要分清各項任務(wù)的輕重緩急,提前溝通,科學(xué)安排,做好全年、月度以及每周的工作計劃表。在計劃表中,要區(qū)分常規(guī)工作和應(yīng)急工作,按任務(wù)的重要性、緊急性優(yōu)先級來協(xié)調(diào)安排時間。要把日常性工作和臨時性事務(wù)分開,固定日常性工作的時間。
2.集中辦理要事
要合理有效地安排時間和任務(wù),讓自己能夠在精力最旺盛的時間段處理最重要、最困難的工作。要把主要時間和精力集中在完成重要和緊急的任務(wù)上,
不要因為鋪天蓋地的瑣碎小事而貽誤了領(lǐng)導(dǎo)交辦的大事。對于像起草重要文稿這類時間上不緊迫但需要集中精力的重要任務(wù),要放在一個可以集中注意力思考的時間段。
3.善用碎片時間
我們每天都有大量的零碎時間,這些時間應(yīng)充分利用起來,處理比較瑣碎的事務(wù),如整理存檔文件、分發(fā)通知和紀(jì)要、溝通各類會議活動安排、回復(fù)郵件和傳真等。
積細(xì)流成江河,這有助于我們做到案無積卷、事不過夜。在工作計劃中我們也要注意安排預(yù)留一些小塊的空余時間,便于應(yīng)對突發(fā)的工作任務(wù)。
二、執(zhí)行環(huán)節(jié)
4.立說立行立改
接到領(lǐng)導(dǎo)指示和任務(wù)時,特別是遇到突發(fā)性、臨時性事件時,要立說立行、馬上就辦。對重要工作任務(wù)要逐一登記,及時分解細(xì)化,抓住關(guān)鍵點,設(shè)定工作完成期限,倒推各步驟的時間節(jié)點,有序推進落實。
5.及時溝通協(xié)調(diào)
領(lǐng)導(dǎo)部署工作任務(wù)時,要迅速準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,對拿不準(zhǔn)或容易出錯的地方,要和領(lǐng)導(dǎo)再次確認(rèn)清楚。對于工作中的各項部署,要做好后續(xù)落實,及時與職能部門溝通,抓好協(xié)調(diào)、跟進和督辦,并及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋情況。
6.實現(xiàn)同頻共振
“身在兵位,胸為帥謀”,要從大局和全局出發(fā)考慮問題,多從領(lǐng)導(dǎo)的視角來換位思考,多替領(lǐng)導(dǎo)想辦法、出思路和提建議,與領(lǐng)導(dǎo)形成“共振”。
三、總結(jié)環(huán)節(jié)
7.做好工作日志
要做好每天的工作記錄,列清第二天的工作安排。勤用“爛筆頭”,記錄下工作內(nèi)容、花費時間以及在工作過程中遇到的問題、解決思路和結(jié)果,
記下工作中的收獲、體會和感悟。記錄的過程就是體悟升華的過程,經(jīng)過長期的積累,一定可以不斷提高自己的.業(yè)務(wù)水平和工作效率。
可以利用現(xiàn)代化的信息手段記錄和共享行程等工作安排。要經(jīng)?;仡^反思,定期形成月度工作小結(jié),總結(jié)存在的不足,從而改進工作方法,提高時間利用效率。
8.不斷學(xué)習(xí)提高
在日常工作中把學(xué)習(xí)作為一種常態(tài),從書本和實踐中學(xué),深化對中央大政方針的理解,深化對各部門工作內(nèi)容和規(guī)律的認(rèn)識,深化對法律、管理、外語、辦公自動化等各領(lǐng)域知識的了解,從而不斷提高自身能力和水平,從根本上提升工作效率。
9.形成流程規(guī)范
要將常態(tài)化的例行工作流程化,形成操作規(guī)范,減少完成中的不確定性,節(jié)約工作時間,提高工作效率,不斷提高工作規(guī)范化水平。
例如將工作計劃和日程安排流程、各類文稿起草范式和發(fā)文流程、各類重要會議及活動組織籌備流程等匯編成冊,并在實踐中不斷改進優(yōu)化。
1、明確自己的首要任務(wù)
不單是工作任務(wù)在變化,每個人的瑣事、雜務(wù)也越來越多,但所有的事情一定要分清重要程度,優(yōu)先把我們的精力和時間放到最重要的任務(wù)上。
一天或一周中一定有些事情要比其它事情更重要,我們的目標(biāo)就是一天完成最多三件要事就足夠了。
一定要盡量減少自己的目標(biāo)和關(guān)注方向,你的精力和時間都有限,想成功就要學(xué)會焦慮在最重要的事情上,而不是把有限的時間和精力分散到5、10個不同的方向上,那你永遠都不會成功。
最重要的事情只有一件
為什么時間管理上講優(yōu)先做的事情是最重要但不緊急的事情?
2、減少切換的次數(shù)
當(dāng)你面臨多任務(wù)時,最好的方式就是減少切換的次數(shù)。
怎么能做到呢?就是減少干擾。當(dāng)你做事情的情況,盡可能一切可能減少各種你能預(yù)測得到的干擾信息。比如你在寫文章時,
把QQ關(guān)掉和你電腦上所有能彈出消息的軟件全部關(guān)閉,如果不需要搜索網(wǎng)站,最好連瀏覽器也關(guān)閉。
否則當(dāng)你正在專心致致的解決問題,彈出一個QQ消息、一條熱點新聞、一個新郵件到達的提示,這會立刻打斷你的注意力,讓你當(dāng)前的任務(wù)切換到新的信息上面,這一切都是下意義的,完全不由你控制。
除此之外,做重要事情,開會、溝通、寫作,做決定時最好把手機靜音,倒扣在桌面上,免得手機也來干擾你。
我經(jīng)常會在做一些重要工作時,拿著筆記本找到一間無人的會議室進行工作,然后把手機放到辦公桌上。工作1、2個小時之后,再走出來會議室,看看手機或電腦上是否有需要處理的`事情。
3、不實時在線
到現(xiàn)在為止,我為了減少干擾,基本上把手機上絕多數(shù)通知全部關(guān)閉、不用微信朋友圈,不刷微博,QQ、郵件一天只上1、2次。
微信因為工作相關(guān),在一天控制只刷幾次。并且不會在所有的工具上實時在線,并且立刻給出反饋。
一定中會刻意的留出幾個固定的大塊時間去閱讀、思考、運動。
很多人一直說自己沒時間,但是在手機上安裝小容、24PI之類的記錄軟件,就會發(fā)現(xiàn)每天在手機上使用的時間會遠遠超出你的想象。
有沒有什么高效使用微信的經(jīng)驗?
4、批量處理
不管如何管理時間,總會有大量的雜事處理。對于這些事情最好的方式就是批量處理同一類似的任務(wù),能大幅提高效率。
兩種方式:
把同一類型的任務(wù)集中到同一時間段處理處理。
不相關(guān)的任務(wù)、雜事集中到一起處理
5、學(xué)會拒絕、練習(xí)授權(quán)
不是所有的任務(wù)都需要接受,學(xué)會拒絕,看看以前寫的老好人系列。
當(dāng)你在處于管理工作時,最好的方式就是練習(xí)授權(quán),把其它人可以完成的事情或價值不高的事情,都安排給其它人處理,自己專注在最重要的事情上。
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